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Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Unser Geschäftszweck ist die Herstellung von chemischen Produkten und deren Verkauf und Versand an gewerbliche und private Kunden. Dazu benötigen wir von Ihnen personenbezogene Daten, wie Name, Adresse und gegebenenfalls Kontaktdaten, um Ihnen die bestellte Waren oder angeforderte Angebote zukommen lassen zu können und Ihnen im Anschluss die Rechnung übermitteln zu können.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Welche personenbezogenen Daten benötigen wir für die Vertragserfüllung?

• Sollten Sie Ware bei uns vor Ort in Schnaittach in Bar kaufen oder anliefern, benötigen wir keine persönlichen Daten von Ihnen.
• Sollten Sie einen Versand der Ware oder ein Angebot wünschen, benötigen wir gemäß DSGVO Kap. II Art. 6 Absatz 1 b mindestens Ihren Namen und Vornamen (bei Unternehmen Firmierung und Rechtsform), Ihre Lieferanschrift und gegebenenfalls abweichende Rechnungsanschrift. Bei Waren, die nicht in einem Paket verschickt werden können, benötigen wir zudem eine Zeitangabe, wann die Ware bei Ihnen angeliefert und angenommen werden kann.
• Handelt es sich bei Ihnen um ein Unternehmen innerhalb der Europäischen Union aber außerhalb der Bundesrepublik Deutschland und wünschen Sie eine Rechnung ohne erhobene Umsatzsteuer, benötigen wir zusätzlich Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Für Rückfragen im Rahmen der Auftragserfüllung erfassen und nutzen wir die uns, von Ihnen mitgeteilten Telefonnummer(n) und/oder E-Mail-Adresse(n). Bei Unternehmen zusätzlich den Namen, Vorname des jeweiligen Ansprechpartners.
• Sollte die von Ihnen angefragte Ware gesetzlichen Verboten und Beschränkungen (z.B. gemäß Chemikalien-Verbotsverordnung §3) unterliegen müssen wir von Ihnen zusätzlich einen Identitäts- und/oder Sachkundenachweis fordern.

Welche Daten werden von uns im Rahmen der Vertragserfüllung erstellt, verarbeitet und gespeichert?

Im Rahmen der Auftragserfüllung sowie gesetzlicher Dokumentationspflichten, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen generieren, verarbeiten und speichern wir folgende Daten und Belege:

• Von Ihnen an uns übermittelte Anfragen, Bestellungen, Reklamationen, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege, Rechnungsbelege
• Von Ihnen uns zur Verfügung gestellte, gesetzlich vorgeschriebene Nachweise, wie Sicherheitsdatenblätter Alters-.oder Sachkundenachweise
• Von uns erstellte, kaufmännische und steuerrechtliche Belege, wie Auftragsbestätigungen, Lieferpapiere, Rechnungsbelege und Zollpapiere

Welche Daten erheben und speichern wir im Verlauf ein langfristigen Geschäftsbeziehung mit Unternehmen zusätzlich?

Sind oder treten Sie als Unternehmen in eine dauerhaft ausgelegte Geschäftsbeziehung mit uns speichern und verarbeiten wir zur effektiven Geschäftsabwicklung regelmäßig gemäß DSGVO Kap. II Art. 6 Absatz 1 f folgende Daten:

• Von Ihnen mitgeteilte, personenbezogene Kontaktdaten Ihrer regelmäßig, mit uns in Kontakt tretenden bzw. für uns zuständigen Sachbearbeiter, wie Vor- und Nachname, Titel und Funktion in Ihrem Unternehmen, Abteilung, geschäftliche Mobil-, Telefon- und Faxnummer bzw. Durchwahl, geschäftliche E-Mail-Adresse.
• Bei juristischen Personen Namen, Vorname und Geburtsdatum des/der Vertretungsberechtigten bzw. im Handelsregister aufgeführten Mitarbeiter.
• Uns zur Verfügung gestellte oder von uns erstellte Analysen inklusive Art und Umfang der bei Ihnen eingesetzten Maschinen, Druckverfahren und Verbrauchsmaterialien.
• Angaben zur wirtschaftlichen Situation Ihres Unternehmens, wie Handelsregisterauszüge, Bilanzen und Finanzratings durch Wirtschaftsauskunfteien.
• Erstellte oder erhaltene Kataloge, Produktbeschreibungen und Preislisten.
• Erstellte oder erhaltene Vereinbarungen und Verträge.
• Allgemeine Hinweise zur Auftrags- und Lieferabwicklung.
• Im Rahmen einer langjährigen Geschäftsbeziehung und dem damit verbundenen, freiwilligen Austausch zwischen Mitarbeitern könnten wir gemäß DSGVO Kap. II Art. 6 Absatz 1 a an weitere, personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter gelangen. Mit Ausnahme von alternativen Kontaktdaten und Geburtsdatum werden wir niemals weitere personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter speichern.

Welche Daten werden von uns ausgewertet?

Wir werten keine personenbezogenen Daten aus.

Sollten Sie als Unternehmen mit uns in einer dauerhaft ausgelegten Geschäftsbeziehung sein oder treten und/oder Zahlung auf Rechnung wünschen, beschaffen und werten wir regelmäßig folgende, nicht personenbezogene Daten aus:

• Die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens auf Basis von Handelsregisterauszügen, erhaltenen Bilanzen oder Bewertungen durch Wirtschaftsauskunfteien.
• Von uns erstellte, unternehmensbezogene, nicht personalisierte Auswertungen zu Art und Anzahl, Frequenz, der von Ihrem Unternehmen bestellten Artikel, Reklamationen und zu der Zahlungsmoral und Lieferhistorie Ihres Unternehmens.

Darüberhinaus bedienen wir uns keiner automatisiert-maschinelle Auswertung oder Entscheidungsfindung durch künstliche Intelligenz wie z.B. "Big Data Analysen" oder "Profiling".

Geben wir Daten an Dritte weiter?

Generell geben wir keine Daten an Dritte und Akteure außerhalb der Europäischen Union weiter, es sei denn, dies ist unmittelbar im Rahmen der Vertragserfüllung (DSGVO Art. 6 Absatz 1 b) oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben (DSGVO Art. 6 Absatz 1 c) erforderlich. Sollten Sie einen Versand der bestellten Ware und/oder Zahlung auf Rechnung wünschen, geben wir folgende Daten regelmäßig an beteiligte Dritte weiter:

Speditionen, Brief- und Paketdienstleister: Zur Versendung von Waren und Schriftstücken geben wir Ihren Namen und Vornamen (bei Unternehmen Firmierung und Rechtsform), Lieferanschrift und falls erforderlich Art und Menge der Ware, Warenwert, Proformarechnungen sowie persönliche Empfängerangabe und falls gewünscht Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Zustell-benachrichtigungen an den Dienstleister weiter.

Banken und Zahlungsdienstleister: Wünschen Sie oder tätigen wir unbare Zahlungen, geben wir Ihren Kontonamen, Kontonummer, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck der Zahlung an beteiligte Banken oder Zahlungsdienstleister weiter.

Streckengeschäfte: Bei Streckengeschäften innerhalb der Europäischen Union geben wir zur Versendung der Ware Ihren Namen und Vornamen (bei Unternehmen Firmierung und Rechtsform), Lieferanschrift und falls gewünscht Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Zustellbenachrichtigungen an den Lieferanten.

Wirtschaftsauskunfteien und Warenkreditversicherer: Sollten Sie als Unternehmen Zahlung auf Rechnung wünschen, tauschen wir Ihre Firmierung und Rechtsform, Post- und Lieferanschriften und - falls vorhanden - Umsatzvolumina die sie bei uns erzielen, Rechnungssalden, Zahlungsrückstände und im Schadenfall Rechnungsbelege mit Wirtschaftsauskunfteien und Warenkreditversicherern aus.

Zollbehörden und Dienstleister zur Zollabwicklung: Im Falle eines Exports in Drittländer müssen wir Ihren Namen und Vornamen (bei Unternehmen Firmierung und Rechtsform), Lieferanschrift, Art und Menge der Ware, Warenwert an beteiligte Zollbehörden weitergeben und gegen Sanktions- und Anti-Terror-Listen abgleichen.

Verwenden wir Ihre persönlichen Daten für Werbemaßnahmen?

Wir werden natürliche Personen bzw. Endverbraucher niemals unaufgefordert zu Werbezwecken kontaktieren. Sind oder treten Sie als Unternehmen in eine längerfristig ausgelegte Geschäftsbeziehung mit uns, werden wir Sie bzw. Ihre zuständige Sachbearbeiter nur dann geschäftlich für Werbezwecke kontaktieren, wenn für Ihr Unternehmen aufgrund der uns bekannten Umstände ein mutmaßliches Interesse bestehen könnte. Ferner verzichten wir generell auf lästige Mengenwerbung (z.B. wöchentliche Newsletter) und werden Ihre Daten nie zu Werbezwecken an unbeteiligte Dritte weitergeben.

Wo und wie werden Ihre Daten gespeichert?

Alle erfassten Daten speichern wir zentral innerhalb unser Geschäftsräume in Schnaittach in elektronischer und/oder schriftlicher Form. Der Zugang zu unserem zentralen Computersystem und Computerarbeitsplätzen ist durch Benutzer-Authentifizierung, sowie Firewall und Virenscanner geschützt.

Die zentrale elektronische Datenhaltung und physikalische Datensicherungen befindet sich in zugangsgeschützten, separaten Räumen. Eine Auslagerung der Daten an Dritte (z.B. Cloud-Speicher) erfolgt nicht. Dezentral auf mobilen Endgeräten, wie Notebooks und Mobiltelefonen vorgehaltene Daten beschränken sich auf die E-Mail-Korrespondenz direkt an/mit dem Sachbearbeiter und im Rahmen längerfristig ausgelegter Geschäftsbeziehung auf Kontaktdaten und reduzierte Auftragsauswertungen (Art und Anzahl bestellter Artikel). Abhanden gekommene Endgeräte und deren Daten können gesperrt oder gelöscht werden. Schriftliche Unterlagen werden in unseren verschlossenen und durch Alarmanlage gescherten Geschäftsräumen in Schnaittach aufbewahrt.

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Schriftliche Unterlagen sind räumlich und differenziert nach Abteilung und Zuständigkeit getrennt. Elektronisch gespeicherte Daten sind durch Benutzer-Authentifizierung und Berechtigungsmodelle in ihrem Zugang beschränkt. Nicht mit kaufmännischen Tätigkeiten betraute Mitarbeiter haben i.d.R. keine Zugang zu Ihren Daten. Unseren Mitarbeitern ist die missbräuchliche Verwendung Ihrer Daten untersagt und sie sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

Übersicht der Dienstleister der WS eco GmbH

Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil weiterer externer Dienstleister (z.B. Steuerberater und EDV-Dienstleister). Die Weitergabe von oder Einblicke in Ihre personenbezogenen oder sonstige Daten werden selbstverständlich nur im Einzelfall unter Beachtung der Datensparsamkeit, gesetzlicher Anforderungen und gegebenenfalls Geheimhaltungsvereinbarungen gewährt. Diese Liste der Dienstleister gibt Ihnen einen Einblick, mit welchen Dienstleistern wir (Stand 01.05.2018) regelmäßig zusammenarbeiten.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir verwerfen personenbezogene Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, jedoch mindestens so lange, wie wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (Verjährungsfristen).

Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungsfristen ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Aufbewahrungsfristen betragen hier regelmäßig bis zu zehn Jahre.

Ihre Datenschutzrechte

Sie können von uns

• eine Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten, personenbezogen Daten
• eine Übertragung Ihrer Daten an Dritte in maschinenlesbarer Form
• eine Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger, personenbezogener Daten
• einer Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• eine teilweise oder vollständige Löschung Ihrer personenbezogener Daten

verlangen, sofern diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und die Löschung nicht mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen im Widerspruch stehen.

Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen.

Ihr Beschwerderecht

Bei Beschwerden haben Sie das Recht, sich unter der unter Punkt 1 genannter Adresse direkt an uns zu oder an die, für Sie in Ihrem Land zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Weitere Informationen finden Sie unter https://edps.europa.eu/ Die zuständige Aufsichtsbehörde für Kunden mit Wohnsitz innerhalb der Bundesrepublik Deutschland und Österreich ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 27

91522 Ansbach

DEUTSCHLAND

Telefon: +49 981 5313 00

Telefax: +49 981 5398 1300

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Internet: https://www.lda.bayern.de